Je „Nordic Sirup, s.r.o.“ reálná firma?

Ne. Jde o smyšlenou firmu vytvořenou jen pro účely této ukázky. Žádné údaje, texty ani tvrzení v příkladu se nevztahují ke skutečnému klientovi.

Musí zadání vždy kombinovat firemní event i spotřebitelskou aktivaci?

Ne. Ukázka kombinuje obě akce jen proto, aby ukázala širší strukturu zadání a rozdíly mezi nimi. Vaše zadání může řešit jen jeden typ akce.

Jak poznáme, co je fakt, předpoklad a co má dodat specialista?

V ukázce je u každé položky štítek: fakt od zadavatele je ověřitelný údaj, pracovní předpoklad je nejlepší dostupný odhad k doplnění později a položka „dodá specialista“ vyžaduje vstup produkčního týmu nebo grafika dodavatele. U položek označených „Nevím / potřebuji doporučit“ je v pořádku nechat rozhodnutí na dodavateli.

Kdo řeší povolení a technické limity v obchodním centru?

Vyřízení povolení k umístění stánku a ověření technických limitů (elektřina, nosnost, přístupové trasy) obvykle zajišťuje produkční tým dodavatele ve spolupráci se správou centra. Zadavatel v zadání popisuje jen požadovaný typ a počet lokalit.

Přenese se vyplněné zadání automaticky do poptávky?

Ne. Tato stránka je ukázka a šablona k ručnímu vyplnění a zkopírování, do poptávkového formuláře se nic nepřenáší automaticky.

Modelový příklad zadání

Vzor zadání eventové a aktivační produkce k vyplnění

Ukázka vyplněného zadání pro eventovou a aktivační produkci na smyšlené firmě vyrábějící nápoje – výroční event pro partnery a spotřebitelská aktivace se samplingem nového produktu v obchodních centrech. Slouží jako vzor, jak zadání strukturovat, ne jako závazný postup ani doporučené řešení.

Modelový příklad. Firma „Nordic Sirup, s.r.o.“ i všechny uvedené údaje jsou smyšlené a slouží jen k ukázce struktury zadání. Text neobsahuje žádná tvrzení o výsledcích, cenách ani reálné reference.

Jak číst jednotlivé položky

U každé položky je uvedeno, odkud pochází: jde o fakt od zadavatele, pracovní předpoklad k doplnění, nebo podklad, který musí dodat konkrétní specialista.

Fakt od zadavatele
Pracovní předpoklad
Dodá specialista

Modelové zadání

Typ akce a cíl

Fakt od zadavatele
Nordic Sirup, s.r.o. vyrábí ovocné sirupy a poptává dvě samostatné akce: výroční večer pro obchodní partnery a distributory a spotřebitelskou ochutnávkovou aktivaci nového bezcukrového sirupu v obchodních centrech.
Fakt od zadavatele
Cílem partnerského večera je poděkovat distributorům za spolupráci a představit plán na příští sezónu, cílem spotřebitelské aktivace je dostat nový produkt do rukou co nejvíce lidí a podpořit jeho vyzkoušení před uvedením do prodeje.
Pracovní předpoklad
Nevím / potřebuji doporučit – jestli u partnerského večera zařadit i krátký formální program (proslovy, ocenění), nebo akci pojmout čistě neformálně.

Cílové publikum a očekávaná návštěvnost

Fakt od zadavatele
Partnerský večer je určen přibližně 80 hostům – obchodním partnerům, distributorům a klíčovým zaměstnancům firmy.
Fakt od zadavatele
Spotřebitelská aktivace cílí na běžné návštěvníky obchodních center, hlavně rodiny s dětmi a mladé dospělé, kteří sirupy kupují k domácí přípravě nápojů.
Dodá specialista – produkční tým dodavatele
Přesný odhad počtu oslovených návštěvníků na jednu směnu aktivace v konkrétním obchodním centru musí odhadnout zkušený promotér nebo produkční tým podle typu lokality.

Termín a harmonogram

Fakt od zadavatele
Partnerský večer se má konat v polovině listopadu, termín je pevný kvůli návaznosti na výroční poradu obchodního oddělení konanou týž den.
Fakt od zadavatele
Spotřebitelská aktivace má proběhnout ve třech obchodních centrech postupně během čtyř víkendů na přelomu jara a léta, před hlavní letní sezónou.
Pracovní předpoklad
Nevím / potřebuji doporučit – kolik dní rezervy nechat mezi potvrzením posledního obchodního centra a prvním termínem aktivace kvůli přípravě stánku.

Lokalita a prostor (povolení a technické limity)

Fakt od zadavatele
Partnerský večer se bude konat v pronajatém sále s vlastním zázemím, firma ho zatím nemá vybraný a poptává i doporučení vhodné lokality v Praze.
Fakt od zadavatele
Pro spotřebitelskou aktivaci firma vytipovala tři konkrétní obchodní centra, se správou žádného z nich zatím jednání o pronájmu plochy nezačala.
Dodá specialista – produkční tým dodavatele
Vyřízení povolení k umístění stánku, požadavky na požární bezpečnost a technické limity (přívod elektřiny, nosnost podlahy, přístupové trasy) v jednotlivých obchodních centrech musí zajistit produkční tým ve spolupráci se správou centra.

Program a obsah

Fakt od zadavatele
Program partnerského večera má zahrnovat přivítání, krátký proslov vedení firmy, neformální raut a hudební doprovod, bez dalších bodů programu.
Fakt od zadavatele
U spotřebitelské aktivace se počítá s ochutnávkou nápoje připraveného na místě, krátkým dotazníkem spokojenosti a předáním vzorku k odnesení domů.
Dodá specialista – produkční tým dodavatele
Detailní scénář a časování programu partnerského večera (kdy proslov, kdy raut) má navrhnout produkční tým podle zvoleného prostoru.

Produkce a technika

Fakt od zadavatele
Pro partnerský večer firma potřebuje zajistit ozvučení, osvětlení, catering a jednoduchou audiovizuální techniku pro krátkou prezentaci plánu na příští sezónu.
Fakt od zadavatele
Pro spotřebitelskou aktivaci je potřeba mobilní stánek s brandingem, chladicí technika na uchování vzorků a jednoduché vybavení pro přípravu ochutnávek na místě.
Pracovní předpoklad
Nevím / potřebuji doporučit – jestli stánek pro aktivaci pořídit na míru, nebo využít modulární řešení opakovaně použitelné i pro budoucí aktivace.

Personál a hostesky

Fakt od zadavatele
Na partnerském večeru bude potřeba obsluha rautu a jedna osoba u recepčního stolku pro přivítání hostů, firma nemá vlastní personál k dispozici.
Fakt od zadavatele
Na spotřebitelskou aktivaci firma poptává dvě hostesky na směnu v každém obchodním centru po celou dobu otevírací doby aktivace.
Dodá specialista – produkční tým dodavatele
Potřebný počet hostesek podle očekávané návštěvnosti konkrétního centra a jejich proškolení k produktu musí zajistit produkční tým dodavatele.

Sampling a vzorky (množství, logistika, skladování)

Fakt od zadavatele
Firma počítá s rozdáním přibližně 2 000 malých vzorků nového sirupu na celou sérii aktivací ve třech obchodních centrech.
Fakt od zadavatele
Vzorky firma vyrobí a dodá vlastními silami na centrální sklad, přepravu na jednotlivá místa a mezi termíny aktivace zatím neřeší.
Dodá specialista – produkční tým dodavatele
Logistiku rozvozu vzorků mezi sklady a jednotlivými obchodními centry, včetně požadavků na chlazení při přepravě a krátkodobé skladování přímo na místě, musí navrhnout produkční tým podle harmonogramu aktivací.

Branding a materiály

Fakt od zadavatele
Firma má hotové logo a barevnou paletu značky, grafické podklady pro banner a čelo stánku ale zatím nemá připravené.
Fakt od zadavatele
Na partnerském večeru firma chce mít viditelné logo na pódiu a na navigačních cedulích u vstupu, jinak preferuje střídmý branding.
Dodá specialista – grafik dodavatele
Návrh grafiky stánku, rautového brandingu a dárkových předmětů pro partnery musí připravit grafik dodavatele podle značkových podkladů firmy.

Rozpočet

Fakt od zadavatele
Na partnerský večer má firma vyčleněný orientační rozpočet pokrývající pronájem sálu, catering, techniku a drobné dárky pro hosty.
Fakt od zadavatele
Rozpočet na spotřebitelskou aktivaci má pokrýt výrobu stánku, hostesky, vzorky i pronájem plochy ve všech třech centrech na celou sérii termínů.
Pracovní předpoklad
Nevím / potřebuji doporučit – jak si rozpočet rozdělit mezi jednorázové náklady (stánek) a opakované náklady (pronájem plochy, hostesky), aby zbyl prostor na případné rozšíření na další centra.

KPI a měření

Fakt od zadavatele
U partnerského večera se bude sledovat účast pozvaných hostů a zpětná vazba získaná neformálně během akce, žádné formální dotazování se neplánuje.
Fakt od zadavatele
U spotřebitelské aktivace se bude sledovat počet rozdaných vzorků, počet vyplněných dotazníků spokojenosti a odhad počtu oslovených návštěvníků za jednotlivé směny.
Dodá specialista – produkční tým dodavatele
Návrh jednoduchého formuláře pro hostesky na denní zápis počtu vzorků a stručných postřehů z místa musí připravit produkční tým dodavatele.

Rizika a záložní scénář

Fakt od zadavatele
Hlavním rizikem u partnerského večera je souběh s jinými akcemi partnerů v podobném termínu, firma proto plánuje pozvánky rozeslat s dostatečným předstihem.
Fakt od zadavatele
U spotřebitelské aktivace je rizikem zamítnutí povolení v některém z obchodních center nebo výpadek dodávky vzorků, náhradní centrum ani záložní termín firma zatím nemá vytipovaný.
Dodá specialista – produkční tým dodavatele
Návrh náhradního obchodního centra a záložního termínu pro případ zamítnutí povolení nebo jiné komplikace musí připravit produkční tým s dostatečným předstihem před první aktivací.

Kontakt a schvalování

Fakt od zadavatele
Hlavní kontaktní osobou pro partnerský večer je obchodní ředitelka firmy, pro spotřebitelskou aktivaci pak marketingová manažerka.
Fakt od zadavatele
Finální výběr lokality, termínů a grafických podkladů schvaluje marketingová manažerka, rozpočet obou akcí schvaluje finanční ředitel.
Pracovní předpoklad
Nevím / potřebuji doporučit – kolik dní před akcí je reálné nechat na finální schválení grafiky stánku a rautového brandingu bez zdržení výroby.

Související služby

Modelové zadání pokrývá firemní event, spotřebitelskou aktivaci se samplingem, eventovou produkci i navazující PR podporu, jak je popisuje kategorie eventy, aktivace, PR a influenceři. Jednotlivé výstupy podrobně popisují služby firemní nebo klientský event, spotřebitelská aktivace a sampling, eventová produkce a pr strategie a mediální vztahy. Podrobnější návod, jak si zadání pro event nebo aktivaci připravit, nabízí průvodce přípravou zadání pro event nebo aktivaci.

Kopírovatelná prázdná šablona

Stejná struktura jako výše, ale bez vyplněných příkladů – zkopírujte si ji a doplňte podle vlastního zadání.

ZADÁNÍ EVENTOVÉ A AKTIVAČNÍ PRODUKCE

1. Typ akce a cíl
- O jakou akci jde a čeho má dosáhnout:

2. Cílové publikum a očekávaná návštěvnost
- Pro koho je akce určena a kolik lidí se očekává:

3. Termín a harmonogram
- Datum, případně série termínů, na co jsou vázané:

4. Lokalita a prostor (povolení a technické limity)
- Preferovaná lokalita nebo prostor, potřebná povolení, technické limity:

5. Program a obsah
- Co se bude na akci dít, hrubý scénář:

6. Produkce a technika
- Ozvučení, osvětlení, catering, stánek a další technické zajištění:

7. Personál a hostesky
- Kolik lidí a v jaké roli je potřeba zajistit:

8. Sampling a vzorky (množství, logistika, skladování)
- Množství vzorků, kdo je dodá, jak se budou převážet a skladovat:

9. Branding a materiály
- Jaké značkové podklady existují a co je potřeba nově navrhnout:

10. Rozpočet
- Orientační rozpočet a jeho hlavní položky:

11. KPI a měření
- Co a jak se bude po akci vyhodnocovat:

12. Rizika a záložní scénář
- Hlavní rizika a jejich náhradní řešení:

13. Kontakt a schvalování
- Kontaktní osoba a kdo co schvaluje:

Časté otázky

Je „Nordic Sirup, s.r.o.“ reálná firma?: Ne. Jde o smyšlenou firmu vytvořenou jen pro účely této ukázky. Žádné údaje, texty ani tvrzení v příkladu se nevztahují ke skutečnému klientovi.
Musí zadání vždy kombinovat firemní event i spotřebitelskou aktivaci?: Ne. Ukázka kombinuje obě akce jen proto, aby ukázala širší strukturu zadání a rozdíly mezi nimi. Vaše zadání může řešit jen jeden typ akce.
Jak poznáme, co je fakt, předpoklad a co má dodat specialista?: V ukázce je u každé položky štítek: fakt od zadavatele je ověřitelný údaj, pracovní předpoklad je nejlepší dostupný odhad k doplnění později a položka „dodá specialista“ vyžaduje vstup produkčního týmu nebo grafika dodavatele. U položek označených „Nevím / potřebuji doporučit“ je v pořádku nechat rozhodnutí na dodavateli.
Kdo řeší povolení a technické limity v obchodním centru?: Vyřízení povolení k umístění stánku a ověření technických limitů (elektřina, nosnost, přístupové trasy) obvykle zajišťuje produkční tým dodavatele ve spolupráci se správou centra. Zadavatel v zadání popisuje jen požadovaný typ a počet lokalit.
Kde najdeme popis konkrétních služeb, které zadání pokrývá?: Přehled dává kategorie eventy, aktivace, PR a influenceři. Podrobnosti k jednotlivým výstupům najdete u služeb firemní nebo klientský event, spotřebitelská aktivace a sampling, eventová produkce a PR strategie a mediální vztahy. Podrobnější návod, jak si zadání připravit, nabízí průvodce přípravou zadání pro event nebo aktivaci.
Přenese se vyplněné zadání automaticky do poptávky?: Ne. Tato stránka je ukázka a šablona k ručnímu vyplnění a zkopírování, do poptávkového formuláře se nic nepřenáší automaticky.

Máte zadání? Pokračujte poptávkou

Formulář se otevře s předvybranou oblastí; konkrétní službu upřesníte přímo v poptávce. Poptávka je nezávazná; obsah této ukázky ani šablony se do formuláře nepřenáší automaticky.

Poptat eventovou nebo aktivační produkci