Zajišťujete i pozvánky a registraci hostů?

Ano, registrace i komunikace s hosty může být součástí rozsahu, pokud to uvedete v zadání.

Jak se řeší storno lokace nebo dodavatele?

Storno podmínky vycházejí ze smluv s konkrétními dodavateli a probírají se před podpisem, ne až v okamžiku problému.

Můžeme mít z akce záznam nebo online přenos?

Ano, streaming i záznam se dají doplnit jako samostatná část zadání, obvykle ve spolupráci se live streamingem.

Kdo řídí akci v den konání?

Vedení dne podle scénáře je součástí realizace, aby se interní tým mohl věnovat hostům místo řešení logistiky.

Jak dlouho dopředu je potřeba akci zadat?

Záleží na velikosti akce a sezónnosti poptávky po lokacích; u větších akcí je vhodné počítat s několika měsíci na výběr lokace a dodavatelů.

Co když se v průběhu příprav změní počet hostů?

Změna se promítne do kapacity lokace, cateringu i rozpočtu; čím dříve je změna známá, tím snáze se do plánu zapracuje.

Eventy, aktivace, PR a influenceři

Organizace firemního a klientského eventu na klíč

Kompletní příprava konference, večírku, výročí firmy nebo klientského setkání – od konceptu, rozpočtu a výběru lokace až po scénář dne, koordinaci dodavatelů a vyhodnocení po skončení akce.

Poptat firemní nebo klientský event

Kde se firemní akce nejčastěji zadrhne

Organizace eventu obvykle padne na někoho z marketingu nebo asistentky vedení vedle běžné agendy. Chybí čas na systematické porovnání lokací a dodavatelů, takže se rozhoduje pod tlakem termínu a část příprav se řeší na poslední chvíli.

Bez jednoho vlastníka akce se program, catering, technika a hosté domlouvají odděleně a nikdo nemá přehled o celku. Výsledkem bývá přetahující se program, chybějící návaznosti mezi jednotlivými body dne a rozpočet, který se v průběhu příprav nekontrolovaně navyšuje.

chybí jednotný harmonogram, odpovědnosti a jedna kontaktní osoba pro celou akci
dodavatelé (lokace, catering, technika, program) se koordinují každý zvlášť a bez návaznosti
program nemá jasnou dramaturgii, přetahuje se nebo naopak zbytečně stojí prostoje
rozpočet se sleduje jen orientačně a skutečné náklady se ukážou až po akci
chybí záložní plán pro počasí, výpadek dodavatele nebo změnu počtu hostů

Co organizace eventu zahrnuje

Na začátku se ujasní cíl akce, cílová skupina hostů, předpokládaný počet účastníků a rozpočtový rámec. Na základě toho se navrhne formát a koncept – konference s programem a přednášejícími, neformální večírek, výroční setkání nebo kombinace více formátů v jednom dni.

K vybranému konceptu se poptají a smluvně zajistí lokace a dodavatelé (catering, technika, program, dekorace, doprava), sestaví se pozvánkový a registrační proces a vznikne podrobný minutový scénář dne se jmenovitou odpovědností za jednotlivé body programu.

V den konání akce probíhá koordinace podle scénáře, řeší se odchylky a operativní rozhodnutí na místě. Po skončení se shrne průběh, porovnají se plánované a skutečné náklady a zaznamenají se poznatky pro další ročník nebo podobnou akci.

koncept a formát akce navržený podle cíle, publika a rozpočtu
výběr a smluvní zajištění lokace a dodavatelů
registrace hostů a komunikace pozvánek
minutový scénář dne s jmenovitou odpovědností
koordinace v den konání a vyhodnocení po akci

Vymezení vůči příbuzným službám

Organizace firemního nebo klientského eventu řeší celou akci koncepčně – obsah programu, hosty, dodavatele a rozpočet jako celek. Technickou stavbu, ozvučení, osvětlení a produkční řízení náročnějších akcí na místě pokrývá eventová produkce, kterou lze objednat samostatně nebo jako navazující službu. Pokud jde primárně o kontakt se zákazníky v terénu formou ochutnávek nebo ukázek produktu, patří zadání pod spotřebitelskou aktivaci a sampling.

Co dostanete

koncept a formát akce s rozpočtem a harmonogramem příprav
výběr lokace a smluvně zajištění dodavatelé (catering, technika, program, dekorace)
registrační proces a komunikace pozvánek hostům
minutový scénář dne s jmenovitou odpovědností za jednotlivé body
koordinace v den konání akce
vyhodnocení akce a přehled skutečných nákladů proti rozpočtu

Jak spolupráce probíhá

Zadání a cíl akce: Určí se cíl akce, profil a počet hostů, preferovaný termín a rozpočtový rámec.
Koncept a lokace: Navrhne se formát akce a porovnají se vhodné lokace podle kapacity, dostupnosti a rozpočtu.
Zajištění dodavatelů: Poptají a smluvně se zajistí catering, technika, program a další dodavatelé podle konceptu.
Scénář a pozvánky: Vznikne minutový scénář dne s odpovědnostmi a spustí se registrace a komunikace s hosty.
Realizace: Akce probíhá podle scénáře pod koordinací, řeší se operativní odchylky na místě.
Vyhodnocení: Shrne se průběh akce, porovnají se plánované a skutečné náklady a zaznamenají se poznatky do dalšího zadání.

Co připravit do poptávky

cíl akce a profil pozvaných hostů
předpokládaný počet účastníků a preferovaný termín
rozpočtový rámec a interní schvalovací pravidla
podklady ke značce a případný požadovaný program nebo řečníci
informace o dosavadních zkušenostech s podobnými akcemi, pokud existují

Orientační ceny v Kč

Cenu určuje především počet hostů, náročnost lokace, rozsah programu a míra individuální produkce. Uvedené rozpětí je orientační a slouží k základní představě, konkrétní nabídka vychází z konkrétního zadání.

menší klientské setkání do 30 hostů: řádově desítky tisíc Kč za organizaci a koordinaci
firemní konference nebo večírek do 150 hostů: řádově stovky tisíc Kč včetně lokace a programu
velké výroční nebo klientské akce nad 150 hostů: řádově jednotky milionů Kč podle rozsahu produkce
uvedené částky nezahrnují cenu lokace, cateringu ani techniky, které se poptávají samostatně podle konkrétního výběru

Rizika a na co si dát pozor

Nejčastějším rizikem je pozdní zajištění lokace v sezónním období a podcenění rozpočtu na dodavatele, kteří se domlouvají odděleně bez centrální koordinace.

oblíbené lokace bývají v sezóně obsazené i několik měsíců dopředu
bez jmenovité odpovědnosti za jednotlivé body scénáře vznikají prostoje nebo kolize
chybějící záložní plán pro počasí nebo výpadek dodavatele ohrožuje průběh akce
pozdní rozeslání pozvánek snižuje účast a komplikuje odhad kapacity cateringu

Jak se liší varianty organizace akce

Rozsah spolupráce se dá nastavit od dílčí podpory po kompletní organizaci na klíč.

konzultace a plán akce – interní tým následně sám zajišťuje dodavatele a realizaci
organizace bez technické produkce – koncept, lokace, dodavatelé a scénář, technické zajištění řeší jiný dodavatel
kompletní organizace včetně produkce – jeden dodavatel řídí koncept, dodavatele i technickou realizaci na místě

Cíl, rozpočet a program je snazší popsat předem – pomůže průvodce přípravou zadání pro event nebo aktivaci.

Nezávazná poptávka

Projdete šest krátkých kroků. Rozpracované zadání průběžně ukládáme jako koncept.

Otevřít poptávku s předvybranou službou →

Poslední aktualizace obsahu: 5. 8. 2026

Jak tvoříme obsah

Časté dotazy

Zajišťujete i pozvánky a registraci hostů?: Ano, registrace i komunikace s hosty může být součástí rozsahu, pokud to uvedete v zadání.
Jak se řeší storno lokace nebo dodavatele?: Storno podmínky vycházejí ze smluv s konkrétními dodavateli a probírají se před podpisem, ne až v okamžiku problému.
Můžeme mít z akce záznam nebo online přenos?: Ano, streaming i záznam se dají doplnit jako samostatná část zadání, obvykle ve spolupráci se live streamingem.
Kdo řídí akci v den konání?: Vedení dne podle scénáře je součástí realizace, aby se interní tým mohl věnovat hostům místo řešení logistiky.
Jak dlouho dopředu je potřeba akci zadat?: Záleží na velikosti akce a sezónnosti poptávky po lokacích; u větších akcí je vhodné počítat s několika měsíci na výběr lokace a dodavatelů.
Co když se v průběhu příprav změní počet hostů?: Změna se promítne do kapacity lokace, cateringu i rozpočtu; čím dříve je změna známá, tím snáze se do plánu zapracuje.

Další materiály k rozhodnutí

Ukázka zadání pro eventovou a aktivační produkci
Vzorový popis cíle, hostů, rozpočtu a rozsahu akce, podle kterého lze připravit vlastní poptávku.