Eventová produkce a technické zajištění akcí

01

Kdy je potřeba samostatná eventová produkce

Koncept akce a program jsou obvykle hotové, ale nikdo interně nezvládá řídit stavbu, techniku, dodavatele a harmonogram montáže v jeden okamžik na jednom místě. Bez centrálního technického dohledu se stavba a technika navzájem blokují a chybí jasný harmonogram příjezdů a montáží jednotlivých dodavatelů.

Problém se vyostří u akcí v netypických prostorách (výstaviště, venkovní plocha, průmyslová hala), kde je potřeba řešit i požární a bezpečnostní požadavky provozovatele a příslušných úřadů, ne jen samotnou dramaturgii programu.

• ›stavba, technika a program se navzájem blokují bez centrální koordinace
• ›chybí harmonogram příjezdů, montáží a demontáže jednotlivých dodavatelů
• ›neřeší se bezpečnostní a požární požadavky konkrétního prostoru
• ›technika (zvuk, světla, obraz) se objednává odděleně bez ohledu na propustnost přípojek
• ›nikdo na místě nemá pravomoc rozhodovat o odchylkách od plánu v reálném čase

02

Co eventová produkce pokrývá

Nejprve proběhne prohlídka prostoru, při které se ověří rozměry, elektrické přípojky, přístupové cesty a provozní omezení lokace. Na jejím základě vzniká technický plán se stavbou, technikou a rozmístěním jednotlivých zón podle programu akce.

Vypracuje se harmonogram montáže, provozu a demontáže včetně koordinace všech dodavatelů techniky a stavby, a zapracují se bezpečnostní a požární požadavky provozovatele prostoru. V den konání běží na místě produkční dohled, který řeší návaznosti mezi dodavateli a odchylky od plánu.

Po akci následuje demontáž a předání prostoru zpět provozovateli podle dohodnutých podmínek, součástí je i kontrola, že místo odpovídá stavu před instalací.

• ›prohlídka prostoru a technický plán stavby a techniky
• ›harmonogram montáže, provozu a demontáže
• ›koordinace dodavatelů techniky a stavby na místě
• ›zapracování bezpečnostních a požárních požadavků prostoru
• ›produkční dohled v den konání a demontáž po akci

03

Vymezení vůči příbuzným službám

Eventová produkce se soustředí na technickou realizaci a řízení dodavatelů na místě – stavbu, techniku a harmonogram montáže a demontáže. Obsah, dramaturgii programu a výběr hostů řeší organizace firemního nebo klientského eventu, se kterou produkce často navazuje jako doplňková služba. Pokud jde primárně o přenos akce online, patří toto zadání spíše pod live streaming, byť se s eventovou produkcí často kombinuje.

04

Co dostanete

• ›technický plán a půdorys prostoru se stavbou a technikou
• ›harmonogram montáže, provozu a demontáže
• ›koordinace dodavatelů techniky a stavby
• ›zapracování bezpečnostních a požárních požadavků prostoru
• ›produkční dohled na místě v den konání
• ›demontáž a předání prostoru zpět provozovateli

05

Jak spolupráce probíhá

• ›Prohlídka prostoru: Ověří se rozměry, elektrické přípojky, přístupové cesty a provozní omezení lokace.
• ›Technický plán: Navrhne se stavba, technika (zvuk, světla, obraz) a rozmístění jednotlivých zón podle programu.
• ›Harmonogram a koordinace: Sladí se dodavatelé, harmonogram montáže a demontáže a potřebná povolení s provozovatelem prostoru.
• ›Montáž: Stavba a technika se instalují podle harmonogramu a kontroluje se funkčnost před začátkem akce.
• ›Realizace: Akce běží pod produkčním dohledem, který řeší odchylky od plánu a návaznosti mezi dodavateli.
• ›Demontáž a předání: Po akci probíhá demontáž a předání prostoru zpět provozovateli podle dohodnutých podmínek.

06

Co připravit do poptávky

• ›program a scénář akce s časovým rozvrhem
• ›informace o prostoru a jeho provozních pravidlech
• ›počet účastníků a požadované zóny (jeviště, catering, výstavní plocha)
• ›seznam již nasmlouvaných dodavatelů, pokud existují
• ›požadavky na streaming nebo záznam, pokud jsou součástí akce

07

Orientační ceny v Kč

Cenu určuje především velikost a náročnost stavby, rozsah techniky, počet dodavatelů a délka montáže a demontáže.

• ›menší akce se základní technikou (zvuk, mikrofony, projekce): řádově desítky tisíc Kč
• ›středně velká akce se stavbou, jevištěm a osvětlením: řádově stovky tisíc Kč
• ›velká akce ve venkovním prostoru nebo hale s komplexní stavbou: řádově jednotky milionů Kč
• ›uvedené částky nezahrnují pronájem samotného prostoru, ten se řeší samostatně s provozovatelem

08

Rizika a na co si dát pozor

Nejčastějším rizikem je opomenutí prohlídky prostoru před tvorbou technického plánu a podcenění bezpečnostních požadavků provozovatele.

• ›bez prohlídky prostoru se technický plán opírá o neověřené předpoklady o přípojkách a přístupu
• ›chybějící harmonogram montáže vede ke kolizím mezi dodavateli v den před akcí
• ›bezpečnostní a požární požadavky se objevují pozdě, pokud nejsou zjištěny už při prohlídce
• ›u venkovních akcí je nutné počítat se záložním řešením pro nepříznivé počasí

09

Jak se liší varianty produkce

Rozsah technické produkce se odvíjí od velikosti a náročnosti prostoru i programu.

• ›základní technické zajištění – ozvučení, mikrofony, základní projekce v běžném konferenčním prostoru
• ›středně náročná produkce – jeviště, osvětlení, vizuální technika a koordinace více dodavatelů
• ›komplexní produkce v atypickém prostoru – vlastní stavba, kompletní technika a plný produkční dohled po celou dobu akce